Fase | Propósito | Responsables |
| Iniciativa | Cualquier persona que forme parte del ISPA y/o FINBA, tanto a título personal como institucional (en este caso, será necesario especificar que se hace como tal). Será necesaria su correcta identificación. La iniciativa irá acompañada también de los datos referidos a la empresa o institución con la que se proponga la firma | Promotor Persona o entidad |
| Contenido de la propuesta | La petición de inicio de la tramitación irá acompañada de un borrador de convenio (modelos detallados en el anexo y disponibles en la web de FINBA) o de una descripción escrita del contenido que se promueve.
| Promotor Persona o entidad |
| Registro | La petición de realización del convenio o acuerdo, se presentará en la Oficina Técnica de Gestión del ISPA-FINBA, que abrirá un expediente y dará un número de convenio.
| Oficina Técnica de Gestión |
| Condiciones para la tramitación | Como norma general, no se tramitará ningún convenio o acuerdo cuyo contenido exija un acuerdo previo del Consejo Rector del ISPA o Patronato de FINBA o de otros organismos, hasta que este no se produzca. Si no se cumpliese esta condición, se dará entrada a la propuesta, comunicando a la persona o entidad proponente la paralización de la tramitación hasta que se cumpla la condición señalada. | Promotor Persona o entidad Oficina Técnica de Gestión |
| Informes | La Dirección de Gestión del ISPA-FINBA solicitará los informes que en cada caso considere necesarios, remitiendo el borrador de convenio o el contenido de la propuesta a los responsables de los centros afectados por el objeto del convenio, y solicitando respuesta en el plazo de quince días naturales.
| Dirección de Gestión Responsable de área, centro y unidad |
| Texto definitivo | A partir de los informes, la Dirección de Gestión podrá: 1. Desechar la firma del convenio. En este caso, comunicará las causas al proponente. 2. Seguir con el procedimiento y proponer modificaciones al texto, hasta que sea aceptado por las partes.
| Dirección de Gestión |
2.1. En los casos en que se produzcan modificaciones importantes en el texto de los modelos utilizados, se solicitará al servicio jurídico de FINBA una valoración de las citadas modificaciones del texto 2.2. En los casos que sea condicionante un documento de convenio no formulado por el ISPA-FINBA (p.e.; consorcios nacionales e internacionales…), se solicitará al servicio jurídico de FINBA una valoración del documento integro. 3. Dar el texto por definitivo y solicitar la valoración de la dirección científica del ISPA para proceder con la gestión de firmas. | Dirección de Gestión Servicio Jurídico | |
| Firma del convenio | En ningún caso se fijará el momento de la firma antes de disponer del texto definitivo del convenio y la valoración de la dirección científica. Una vez que se disponga del texto definitivo y la valoración favorable de la dirección científica, en función de las características del convenio se procederá como sigue:
| Dirección de Gestión Dirección Científica |
| Junta de Gobierno | |
| Junta de Gobierno FINBA Consejo Rector ISPA Patronato | |
| La dirección invitará a participar en el acto de firma a las personas que hayan promovido el convenio o que sean responsables de las unidades afectadas de forma específica, así como a otras personas que puedan estar interesadas en él. | Dirección de Gestión | |
| Mecanismo de comunicación | Para agilizar la tramitación, se recomienda que las gestiones referidas a convenios y acuerdos se realicen a través del correo electrónico
| Todos los participantes |
| Difusión y transparencia | Este proceso, su procedimiento y el listado de todos los convenios firmados y activos deberán ser difundidos a través de las páginas web del ISPA y FINBA | Responsable de Comunicación |
